Gestión de Portfolios IT con JIRA – Parte I

Hace poco me toco ver un post en Linkedin. Alguien planteaba la cuestión de qué es un “proyecto”, desde la perspectiva de que a cualquier iniciativa fuera de lo común se le asigna rápidamente esta condición, con lo cual la organizacion siempre está llena de “proyectos” que no somos capaces de discriminar la importancia o urgencia de cada uno.

Esto está lejos de ser una cuestión meramente semántica. En cualquier organizacion el lenguaje juega un rol clave que permite obtener resultados y facilitar la colaboración. Por esta razón resulta fundamental contar con una definición compartida de qué entendemos por proyecto y cuáles son sus diferentes categorías y alcances. A partir de esta definición podremos gestionar los proyectos de una organizacion. Para ello vamos a partir con el concepto de Portfolio.

Jerarquía de Portfolios

El siguiente diagrama muestra una visión jerárquica de agrupaciones de iniciativas que se denominan Portfolio. Cualquier iniciativa debe pertenecer a uno de estos 3 portfolios (hacer click para agrandar):

PortfolioITLR

Con este marco, un CIO o PMO debiese tener una respuesta taxativa a estas preguntas:

  • Cuantas iniciativas tengo actualmente en cada portfolio?
  • Qué tipo de documentación se registra para las iniciativas de cada portfolio? En cada uno hay diferentes grados de riesgo, potencial de valor agregado y porcentaje del costo total del área IT. Por lo tanto la documentación tiene que ser diferente en cada caso. También se necesitan diferentes tipos de controles.

Dinámica de Portfolios

El siguiente diagrama complementa la visión jerárquica de portfolios con una visión dinámica, y que nos ofrece un marco para elaborar un proceso real para administrar portfolios (hacer click para agrandar):

PortfolioITCicloLR

El proceso completo, mirado desde una perspectiva amplia del tiempo, se puede dividir en 3 fases, correspondiente al ciclo de vida de cada portfolio. En cada fase tenemos etapas y filtros (controles). Cada etapa representa las acciones que se deben realizar sobre una iniciativa y los filtros definen si autorizar o rechazar el paso a la siguiente etapa.

Notemos también que entre estas fases existen loops de retroalimentación, como por ejemplo al detectar oportunidades de mejora en la mantención de activos se generan iniciativas de proyecto o de exploración. Los objetivos estratégicos de la organizacion, que se traducen en factores críticos de éxito, KPI, planes, roadmaps, etc., se relacionan con la dinámica de portfolios a través del filtro de entrada de cada fase.

Volviendo a la introducción de este articulo, la próxima vez que alguien le pregunte: en cuantos proyectos estamos trabajando?, la respuesta debería ser: en el portfolio de exploración tenemos 3, en el de proyectos 15 y en el de activos 200. Es más larga, pero nos dice mucho mas sobre la situación real de la organización.

Implementación con JIRA

La jerarquía y dinámica de portfolios descritas se pueden llevar a la practica con JIRA. Los pasos son básicamente los siguientes:

  1. Crear 3 proyectos JIRA, uno por cada portfolio. Aunque el portfolio de proyectos y de activos lo abramos en N proyectos JIRA según nos sea conveniente (por ejemplo un proyecto JIRA por cada aplicacion), conceptualmente sigue siendo un solo proyecto en JIRA.
  2. Definir issues JIRA que representen una exploración, un proyecto y el ciclo de vida de un activo (por ejemplo: mantencion correctiva y evolutiva de una aplicacion).
  3. Definir el ciclo de vida de estos issues, que traducen a JIRA los conceptos de etapa y filtro de una fase.
  4. Definir custom fields para cada tipo de issue JIRA que permitan gestionar la iniciativa que representan. Por ejemplo, para el portfolio de proyectos, un campo que indique el desvío en relación a la fecha de plan de la etapa actual en la que se encuentra un proyecto.
  5. Definir tableros JIRA que permitan administrar cada uno de los 3 portfolios a partir de los issues y ciclo de vida definidos.

En la parte II de este articulo vamos a revisar mas detalladamente los pasos 1-5 y su implementación en JIRA.

Referencia: IT (Information Technology) Portfolio Management Step-by-Step: Unlocking the Business Value of Technology

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